Nóminas: estructura y normas de confección. Altas y bajas, su justificación. Ingresos en formalización. Devengo y liquidación de derechos económicos.
Este es el último tema del temario completo de GACE. Recuerda del Tema 6 del Bloque V: las retribuciones se dividen en básicas y complementarias (arts. 22-24 TREBEP). Este tema cierra el círculo desde la óptica de la gestión: cómo se documenta y tramita el pago de esas retribuciones a través de la nómina, cómo se justifican las altas y bajas de personal, qué son los ingresos en formalización, y cuándo se devengan —nacen— esos derechos económicos.
La gestión y distribución de los fondos públicos destinados a retribuciones se apoya en varios principios: legalidad —las retribuciones solo pueden fijarse conforme a norma—; publicidad; justa contraprestación; suficiencia; distinción por conceptos retributivos; y armonización de la cuantía de las retribuciones básicas en toda la Administración, frente a la discrecionalidad propia de las complementarias — recuerda, del Tema 6 del Bloque V, que el complemento de destino y el específico varían según el puesto concreto, mientras que sueldo y trienios son homogéneos por grupo—.
Las nóminas son documentos justificativos de los haberes del personal: relacionan a todos los perceptores de un mismo tipo de personal de una dependencia o unidad administrativa, consignando para cada uno de ellos las retribuciones íntegras, los descuentos, y el líquido a percibir, con las cantidades totalizadas al final de la relación. La nómina debe justificar, a la vez, el gasto íntegro de personal y el pago efectivo a sus destinatarios — el procedimiento de pago de haberes es, así, un procedimiento especial y simplificado: sustituye los pagos singulares a cada perceptor por un único documento que agrupa a una pluralidad de ellos—.
Conforme a la Orden de 30 de julio de 1992, sobre instrucciones para la confección de nóminas, estas se estructuran en tres bloques documentales: el cuerpo de nómina —modelo N1—; los resúmenes de nómina —modelos RN, RRD, RRX, REN—; y los estados justificativos de variaciones —modelos VR1 a VR4 y VD1 a VD4, para altas y bajas respectivamente—.
El cuerpo de nómina es el listado nominal de todos los perceptores, numerados correlativamente y ordenados alfabéticamente, con sus datos personales —NIF, Número de Registro de Personal (NRP), Cuerpo o Escala, grupo, nivel de complemento de destino, grado personal y puesto de trabajo, en el caso de funcionarios— y el detalle de sus retribuciones íntegras, deducciones y líquido a percibir.
En los resúmenes se recogen los importes íntegros, líquidos y netos de la nómina, agregados por distintos criterios: por aplicaciones presupuestarias —siguiendo el orden marcado en los Presupuestos Generales del Estado, recuerda el Tema 2 de este bloque— y por conceptos retributivos —ordenados por sus claves—. Estos resúmenes son los que finalmente se trasladan a la contabilidad pública y a los correspondientes documentos de ejecución del gasto, ya vistos en el Tema 5 de este bloque.
Los estados justificativos recogen las variaciones respecto de la nómina del mes anterior: en los modelos de altas, se relacionan los perceptores que se incorporan a la nómina, con el detalle de sus retribuciones y deducciones; en los modelos de bajas, los perceptores que dejan de figurar, con las retribuciones y deducciones que tenían en la nómina anterior. Existen, además, claves específicas para las modificaciones —de carácter definitivo o transitorio, de aumento o disminución— que no constituyen alta ni baja propiamente dichas.
La confección de las nóminas corresponde a las Habilitaciones o Cajas Pagadoras de cada Ministerio u Organismo —recuerda del Tema 6 de este bloque el papel de estas mismas Cajas en la gestión de los anticipos de caja fija y los pagos a justificar—. Se elabora una nómina mensual por cada tipo de personal existente en la dependencia: funcionarios, personal laboral, personal eventual, cada colectivo con su propia nómina diferenciada.
Se considera alta la inclusión en la nómina de un perceptor que no figuraba en la del mes anterior — un nuevo ingreso, un reingreso al servicio activo, una toma de posesión en un nuevo puesto—.
La justificación documental del alta varía según su causa: para funcionarios de nuevo ingreso, se exige copia del título administrativo —el nombramiento, recuerda el art. 62 TREBEP del Tema 1 del Bloque V— y del acta de toma de posesión; para comisiones de servicio o traslados, el acuerdo de nombramiento y el certificado de baja en la nómina de origen; para personal laboral, el contrato de trabajo y el expediente de contratación ya fiscalizado — recuerda el control previo del Tema 4 de este bloque—.
Se considera baja la exclusión de la nómina de un perceptor que sí figuraba en la del mes anterior. Sus causas coinciden, en gran medida, con las ya vistas en el Tema 1 del Bloque V para la pérdida de la condición de funcionario —renuncia, jubilación, fallecimiento, separación del servicio— o con el inicio de una situación administrativa —excedencia, suspensión de funciones— que suspende el devengo de retribuciones, recuerda el Tema 5 del Bloque V. Su justificación exige, según el caso, la correspondiente resolución administrativa firme —de cese, jubilación, excedencia— incorporada al expediente.
De las deducciones que se practican sobre las retribuciones íntegras en la nómina, se denominan formalizables aquellas cuyo ingreso en el Tesoro Público se realiza en formalización —esto es, por compensación, sin movimiento efectivo de fondos—: la contabilidad pública registra, simultáneamente, como gasto la totalidad de las retribuciones íntegras, y como ingreso el importe de esas deducciones — al Habilitado o Cajero Pagador solo se le llega a entregar la diferencia entre el importe íntegro y esas deducciones formalizables—.
Son deducciones formalizables, entre otras: el IRPF —retenciones a cuenta del impuesto—; las cuotas de derechos pasivos —recuerda las Clases Pasivas del Tema 9 del Bloque V—; las cuotas de MUFACE —recuerda igualmente el mismo tema—; las cuotas del ISFAS —régimen equivalente para el personal de las Fuerzas Armadas—; y los reintegros de anticipos concedidos al propio funcionario.
Son deducciones no formalizables aquellas cuyo destino no es el ingreso en el Tesoro, sino un tercero distinto: retenciones judiciales —embargos de sueldo—, cuotas sindicales, la cuota obrera del Régimen General de la Seguridad Social —para el personal laboral—, o la aportación al Colegio de Huérfanos correspondiente.
Las retribuciones básicas y complementarias que se devengan con carácter fijo y periodicidad mensual se hacen efectivas por mensualidades completas, con referencia a la situación y derechos del funcionario en el primer día hábil del mes correspondiente — no el día 1 natural, aunque en la práctica de gestión suela simplificarse así—. Los derechos económicos no devengados —correspondientes a mensualidades en las que el servicio aún no se ha prestado— no se incorporan al patrimonio del funcionario, y no generan, por tanto, derechos adquiridos frente a una modificación normativa posterior.
Frente a la regla general de mensualidades completas, los derechos económicos se liquidan proporcionalmente por días, entre otros supuestos: en el mes de toma de posesión de un primer destino o de reingreso al servicio activo; y en el mes en que se cesa en el servicio activo —incluido el derivado de un cambio de Cuerpo o Escala—, salvo que ese cese se deba a fallecimiento, jubilación o retiro de funcionarios sujetos a Clases Pasivas —o a cualquier otro régimen de pensiones públicas—, casos en que las pensiones se devengan por mensualidades completas desde el primer día del mes siguiente al del nacimiento del derecho.
La diferencia, en cómputo mensual, entre la jornada reglamentaria de trabajo y la efectivamente realizada por el funcionario da lugar, salvo justificación, a la correspondiente deducción proporcional de haberes. El valor hora aplicable a esa deducción se calcula tomando la totalidad de las retribuciones íntegras mensuales, dividiéndolas entre el número de días naturales del mes correspondiente, y multiplicando ese resultado por el número de horas que el funcionario tenga obligación de cumplir, de media, cada día.
Recuerda del Tema 6 del Bloque V: las pagas extraordinarias son dos al año. Se devengan el primer día hábil de los meses de junio y diciembre, con referencia a la situación y derechos del funcionario en esas fechas, salvo que el tiempo de servicios efectivamente prestados hasta ese día no comprenda la totalidad de los seis meses inmediatos anteriores —en cuyo caso experimentan la correspondiente reducción proporcional por el tiempo en que no se prestó servicio—.
Cierre de este tema, y de los 58 temas del temario GACE: tres piezas, con su elemento clave.